文件和档案管理制度

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一、目的:

为加强与安全生产有关的文件、记录和档案管理，规范并确保各相关场所使用文件为有效版本，加强安全记录控制和档案管理，特制定安全生产文件和档案管理制度。

二、范围:

本制度适用于公司安全生产相关的文件、档案资料的管理。

三、相关文件：

《企业安全生产标准化基本规范》（AQ/T9006-2010）

《冶金等工贸企业安全生产标准化基本规范评分细则》（安监总管四【2011】128号）

四、定义：

      无

五、权责：

5.1总经理负责批准、发布安全、环保、职业健康等有关管理体系文件。

5.2 总经理室负责体系文件的审核、发放、更改、归档、保管和作废文件的回收、销毁，负责组织体系文件的编制、评审、修订；负责档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等工作；负责有关上级来文的转发。

5.3 安全专员负责组织编制、修订、评审与安全生产有关的各类文件，如安全管理制度、安全操作规程、作业指导书、事故应急救援预案、记录汇编及其他支持性文件；负责安全生产相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集、整理、汇总及发放。

5.4 各职能部门负责职责范围内文件的编制、审核，对职责范围内记录的格式及使用负责，对记录填写的规范性进行指导及监督，负责保管职责范围内档案的收集、保管和统计工作。

六、 内容：

6.1安全生产相关文件的分类

1）安全生产目标；

2）机构和职责；

3）安全投入；

4）法律法规和管理制度；

5）培训教育；

6）设备设施、工艺信息；

7）作业安全；

8）隐患排查；

9）重大危险源监控；

10）职业健康；

11）应急救援；

12）事故调查、报告和处理；

13) 绩效评定和持续改进。

6.2安全生产相关文件的编号和标识

6.2.1安全标准化管理手册、管理制度、操作规程、作业指导书、记录等文件的编号由安全员负责，按管理体系要求统一进行编号控制。

6.2.2国家标准、行业标准、各级政府主管部门及上级单位下发的文件、规定等采用原名称及原编号。

6.3

6.3.1安全相关管理体系文件由安全专员组织编制，安全总监负责审核，总经理室批准发布。

6.3.2职能部门负责编制、审核职责范围内的文件。

6.3.3受控文件经审核并确定发放范围后，由总经理批准发布。

6.4安全生产相关文件的发放

6.4.1总经理室负责安全生产相关文件的相关登记、发放工作，并填写文件清单以便于核对文件版本和检索。应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新版本。

6.4.2安全生产相关文件的发放范围由总经理室提出，企业主管领导或主要负责人批准后，由总经理室发放。

6.4.3安全生产相关文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。企业建立局域网并实行无纸化办公的，按照文件网上流转程序实施文件的收发。

6.4.4政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由职能部门负责收集、整理、识别、登记，填制法律、法规与其他要求清单。

6.5安全生产相关文件的评审、修订

6.5.1企业安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等应每年由原组织编制单位组织评审，对安全管理规章制度、安全操作规程、应急预案等的适用性、可操作性、合规性等进行评估。经评估需修订的，或者由建议修订的部门提出修订意见和建议，由编制单位进行修订、完善后按原审批程序进行发布。文件评审组织部门应保存文件评审和修订的记录。

6.5.2对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。

6.5.3安全生产相关文件的版次号从1开始顺序标注。当文件出现重大或多次修订、机构发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

6.5.4所有安全生产相关文件的修订方式由总经理室在文件修订记录注明“更改方式”和“负责更改的人员”。

6.6安全生产相关文件的领用、借阅和复制

6.6.1安全生产相关文件领用人应在发放记录中签字。因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经总经理室负责人审批同意后方可补发。

6.6.2内外部人员借阅与安全管理体系有关的文件时，应填写文件借阅复制记录，由总经理室负责人批准；内外部人员需复制安全管理体系文件时，由分管领导批准。

6.7 安全生产相关记录的格式设计和填写

6.7.1各部门专用的记录格式，由各部门组织设计编制并经部门负责人审批后交安全保卫部备案。

6.7.2记录表格样式的设计应能充分反映规定的活动，满足支持性文件的有关要求。一般应包括：名称、编号、日期、项目、数据、描述必要的结果、填写部门、填写人员、说明等。

6.7.3安全生产相关记录填写要及时、准确、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改。不得用铅笔和圆珠笔填写；如因某种原因不能填写的项目，将该项用斜杠（／）划去；各相关栏目责任人签名不允许空白。如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其附近用黑色钢笔或碳素笔填入更改后的数据，签署更改人的姓名（或加盖印章）、日期。

6.8安全生产相关文件保管、作废与销毁

6.8.1安全生产相关文件由编制部门或使用部门分类进行保管。需归档保存的安全生产相关文件，每年或项目完成时向档案管理部门及时归档。

6.8.2受控的安全生产相关文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经领导批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

6.8.3对要销毁的作废文件，由原发放部门填写文件记录销毁清单，经分管领导批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

6.9 安全生产档案的分类

归档材料应是在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。应对下列主要安全生产资料实行档案管理：

1）安全生产目标；

2）机构和职责；

3）安全投入；

4）法律法规和管理制度；

5）培训教育；

6）设备设施、工艺信息；

7）作业安全；

8）隐患排查；

9）重大危险源监控；

10）职业健康；

11）应急救援；

12）事故调查、报告和处理；

13) 绩效评定和持续改进。

.10 安全生产档案收集与移交的基本要求

6.10.1归档材料应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。

6.10.2归档材料应按照国家有关档案管理的规定、标准和要求，进行整理、编目造册。

6.10.3具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。

6.11 安全生产归档时间

各部门在安全生产活动过程中形成的材料可以按年归档，也可按项目活动内容归档。

6.12 安全生产档案保存期限及形式

6.12.1安全生产档案保管期限分为永久、长期（1—5）年、短期（1年以下）三种。

6.12.2档案管理保管形式无特殊要求的以纸质档形式保存，有特殊要求按特殊要求处理。

6.13安全生产档案的利用

6.13.1借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和法规办理。

6.13.2安全生产档案利用中，要处理好安全生产档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥档案的指导、借鉴等积极作用。在提供、利用、公布档案时，不得损害国家利益和他人的合法权益。

七、附件：

无